【ビジネスマンの必須スキル)】説明下手な人が説明がうまくなる文章構成

仕事をする上で、相手に分かり易く物事を説明する、ということは必ず求められるスキルです。

でも、上司への報告、顧客とのやりとり、商談の場で、自分が伝えたい内容と違うように伝わってしまったり、話が長いとイライラされてしまったり、そのような経験はないでしょうか。

今回は、説明下手な人でも、説明がうまくなる文章の書き方、話し方できるようになる構成【PREP法】を紹介します。

文章でも口頭で、相手に分かりやすく説明できないと悩んでいる方が、絶対知っておきたい法則です。

PREP法とは

PREP（プレップ）法とは、「Point ・ Reason ・ Example ・ Point」の略です。

• Point　　＝　ポイント・結論
• Reason　 ＝　理由
• Example　＝　実例・事例・具体例
• Point　　＝　ポイント・結論を繰り返す

この順番で、まずは、相手に結論から伝えます。

次に、その結論に至った理由を述べ、

理由に説得力を持たせるため、実例を紹介し、

最後に結論を繰り返して強調する、という構成です。

相手に、無駄なく、簡潔に伝えることができるので、限られた時間でこちらの意見を伝え、成果を出さなければならないビジネスの場でにおいては、効果的の用いられる構成です。

結論から伝えるメリット

PREP法の特徴は、最初に結論から伝えることですが、そうするとなぜ、説明がうまくいくのか。

それは、相手が結論を勝手に考えないようにするためです。

現代人は、こと、せっかちです。

相手の話を集中して聞いていられる時間は、30秒と言われています。

結論から言わず、理由から話すと、

「だから結論は何は？！」とイライラされ、

「きっとこの人はこういうことを言いたいがために、まずは前置きしているんだな」

と、いらぬ憶測を持たれてしまいます。

結論を先に伝えることで、相手が勝手に考えない状態を作って、理由、事例と説得力のある説明につなげることができます。

相手は、結論がわかっているので、結論を先回りせずに、今、あなたが話している内容を集中して聞いてくれます。

職場で、上司の前に立つと頭が真っ白になって、言いたいことをうまく伝えられない経験は誰しもあるはずです。

まずは、「結論から言うと」から話し始める癖をつけましょう。

こちらが伝えたい要点を最初に伝えることができれば、その後の理由、事例も余裕をもって伝えることができます。

【PREP法】3つのメリット

1. 説得力を持たせられる
2. 不要な時間を無くせる
3. 文章作成が楽になる

説得力を持たせられる

PREP法は最初と最後に2回結論を入れるため、結論の印象付けが強くなります。

前述したとおり、そうすることで、相手に勝手に推測されることが無く、誤解を生む可能性も無くなります。

そして、結論に至った理由と事例を合わせて伝えるため、説得力を持たせられます。

先程も述べた通り、現代人の聞く集中力は3０秒と言われています。

まずは、結論だけれでも３０秒で伝えることを意識してみましょう。

不要な時間を無くせる

簡潔に相手に要点を伝えられるため、話の繰り返しが無くなり、無駄な時間を無くすことができます。

特に、時間限定でのオンラインでのプレゼンでは、随時質問に答えていく、というやり取りが難しいため、短時間で分かり易い説明が求められます。

オンラインで仕事をする機会が増えた今、お互いの不要な時間を無くすことができるPREP法の必要性は、大きいですね。

文章作成が楽になる

あらかじめ決められた法則に従って伝えればいいので、

「どうしたら相手に分かり易く伝えられるだろう」と悩む必要がありません。

この結論に至る理由と、それを裏付ける事例や証拠を述べて、最後に再度結論を伝える、

この思考法で、自分の考えを常にまとめる癖がつき、文章作成が楽になります。

PREP法を用いない例と用いた例の比較

PREP法を用いない例と用いた例を比較してみましょう。

まとめ

PREP法を用いると、説得力のある簡潔な説明ができ、社内外でのコミュニケーションが円滑になります。

ちなみに、この記事もPREP法を意識して構成しています。

ビジネスの場では、上司への報告、取引先とのやり取りなど、わかり易く説明することを求められる場面が多くあります。

PREP法を身に付ければ、円滑なコミュニケーションができるようになるはずです。

ぜひ、この手法を身に付けて、ビジネスでのスキルアップに役立ててください。